Si vos employés se sentent bien, leur productivité s’en ressentira !
En fonction de votre activité professionnelle, il faudra étudier votre lieu d’implantation. Facile d’accès (métro, bus), quartier commerçant ou concurrence de grandes enseignes, ces éléments sont à prendre en compte pour la future zone d’implantation. Le prix du loyer de votre bureau doit en outre se situer dans une fourchette de 5-10% du chiffre d’affaires de votre société.
Toute entreprise qui s’installe ou déménage doit penser à court et à moyen terme. Est-ce que la ville prévoit des projets d’aménagement en cours ? Quel impact sur le quartier où seront situés mes locaux professionnels ? Si vous êtes commerçant dans le textile, un quartier piéton sera plus approprié alors qu’un professionnel libéral (orthophoniste) cherchera des écoles à proximité de ses bureaux.
Dernier point : même si vous avez eu un coup de cœur pour un local professionnel, n’en oubliez pas le côté financier. Si vous démarrez votre activité, faites attention à ne pas vous endetter ! Prenez en compte le prix du fonds de commerce, minimisez vos frais de trésorerie…
L’activité professionnelle au cœur du futur bureau
A Paris ou en Province, trouver un local professionnel demande de prendre en compte de nombreux paramètres. Le choix de votre bureau va dépendre de votre activité (commerçant, artisan, libéral)…L’univers d’un dentiste et d’un agent immobilier n’a pas tellement de points communs !
Le quartier de votre futur bureau
Choisissez de préférence un quartier proche de vos rendez-vous professionnels, pour vos clients et vos fournisseurs. Cela vous permettra d’organiser des déjeuners professionnels plus facilement ou encore…d’être serein pour arriver à l’heure.
Deuxième point, si vous avez besoin de calme, ne vous implantez pas sur un boulevard !
Enfin, pensez équipe et bien-être. Vos employés apprécieront de pouvoir se restaurer à quelques pas de leur lieu de travail, d’organiser quelques afterwork (pots de départ, pots d’arrivée…). Un café proche des bureaux d’entreprise donne également un peu de réconfort quand les journées sont longues.
Pensez déco et aménagement du local professionnel
Définissez les caractéristiques de vos bureaux. La surface dépendra de vos effectifs, choisissez la configuration de vos espaces : open space, salle de réunion, bureaux fermés…
Les installations annexes doivent être également pensées comme le parking, le restaurant d’entreprise ou encore la climatisation.
Aidez-vous d’un simulateur de surfaces pour bien aménager vos bureaux.
La décoration doit également être étudiée, on choisira plutôt du bleu pour une banque, du clair pour un dentiste, du flashy pour une startup….C’est bien connu, les goûts et les couleurs ne se discutent pas !
Pour vos collaborateurs, il faudra réfléchir à leur confort. Le commercial souvent en déplacement n’aura pas grand usage d’une chaise de bureau, en revanche, pour un rédacteur à plein temps, ce sera primordiale.
L’éclairage doit être également pensé pour votre local professionnel. Si vous êtes commerçant, il faudra mettre en valeur vos produits avec une grande luminosité. En revanche, dans un cabinet comptable, une luminosité claire est toujours préférable à la lecture de dossiers souvent longue.
Si vous choisissez le coworking, vous aurez les mêmes questions et plus de choix. En effet, les coûts dans le concept des bureaux à partager sont réduits puisque partagés, ce qui laisse la possibilité de trouver plusieurs espaces qui conviendraient au mieux à votre entreprise. On retrouve de plus en plus d’espaces de coworking dans toutes les grandes villes de France.
Calculez votre budget pour vos futurs bureaux
Il faut prend en compte les frais ponctuels de location :
- Les honoraires de commercialisation sont compris dans une fourchette de 15 à 30% du loyer annuel HT
- Le dépôt de garantie correspondant à trois mois de loyer
- Les frais de déménagement
Le loyer et les charges dépendent de vos locaux professionnels. Le loyer est calculé HT au m2 et en annuel. Les charges comprennent notamment l’électricité, l’eau, le chauffage, le ménage, internet, l’assurance. Le locataire doit en effet souscrire à une assurance pour ses bureaux afin de protéger ses biens et ses employés.
Une fois ces éléments pris en compte, déposez votre dossier de candidature. Vous devrez fournir notamment :
- Un extrait Kbis
- Une copie des statuts de la société
- Un R.I.B
- Les trois derniers bilans et comptes de résultat de l’entreprise
- Un descriptif de la société